Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области

ротокол судебного заседания является одним из основных процессуальных документов. Он излагается полно, четко, в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство. Содержанию протокола судебного заседания посвящена отдельная статья ГПК РСФСР (ст.227). Анализ этой нормы показывает, что протокол судебного заседания - документ, в котором отражается весь ход судебного процесса от момента открытия судебного заседания по делу до окончания процесса в суде первой инстанции.

В соответствии с указанной статьей закона в протоколе судебного заседания должно указываться:

год, месяц, число и место судебного заседания;

время начала и время окончания судебного заседания;

наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;

наименование дела;

сведения о явке лиц, участвующих в деле, представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков;

сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, и представителям их процессуальных прав и обязанностей;

распоряжения председательствующего и определения, вынесенные судом без удаления в совещательную комнату;

заявления лиц, участвующих в деле, и представителей;

объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей, устные разъяснения экспертами своих заключений, данные осмотра вещественных и письменных доказательств;

заключения органов государственного управления и мнение общественных организаций и трудовых коллективов;

содержание судебных прений и заключение прокурора;

сведения об оглашении определения и решения;

сведения о разъяснении содержания решения, порядка и срока его обжалования Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002 г.) (ред. от 29 декабря 2004 г.)// Собрание законодательства РФ. 2002. № 46. Ст 260.. (Приложение 2.8)

Проведя исследование нескольких протоколов судебного заседания, написанных секретарем судебного заседания в городском суде г. Октябрьска, можно сделать вывод, что председательствующие в судебном заседании не всегда заботятся о надлежащем составлении протокола судебного заседания: слова в протоколе произвольно сокращаются, буквы в словах не соответствуют орфографии и это осложняет прочтение, а следовательно, и понимание того, что записано в протоколе. В целом - затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора. Допущенная ошибка может остаться незамеченной, в результате чего пострадает правосудие.

Составление протокола поручается секретарям, не знающим процессуального законодательства, и поэтому некоторые протоколы не отражают ход судебного разбирательства, иногда в протоколе отсутствуют данные, имеющие существенное значение для дела.

Недостатки протоколов, относящихся к описанию подготовительной части судебного разбирательства. Согласно ст.264 УК РСФСР, в протоколе судебного заседания, в частности, указывается наименование и состав суда, обвинитель, защитник, подсудимый, потерпевший и другие вызванные судом лица, данные о личности подсудимого и мера пресечения, действия суда в том порядке, в каком они имели место.

Эти требования закона не всегда выполняются.

В протоколе судебного заседания по делу Матвеевой, осужденной по ч.1 ст.170 и ст.175 УК РСФСР, не указана фамилия государственного обвинителя. В протоколе судебного заседания по делу Демирьянца, осужденного по ч.4 ст.144 УК РСФСР, нет свидетелей о вручении подсудимому копий обвинительного заключения, а также данных о мере пресечения. По делу Дорохина ст.103 УК РСФСР, в протесте не указано, с какого времени подсудимый содержался под стражей, каково мнение участников судебного разбирательства по заявленному адвокатом ходатайству об отложении дела до явки в суд общественного защитника, а также подсудимого - по заявленному потерпевшим ходатайству о вызове в судебное заседание судебно - медицинского эксперта.

Кроме того, недопустимо краткое, неполное написание: "Объявлен состав суда. Разъяснено право отвода. Право отвода принято. Права приняты." Решение суда может обосновываться только теми доказательствами, которые были исследованы в судебном заседании. Если в протоколе судебного заседания нет записи об исследовании конкретного доказательства, то это доказательство не может обосновывать решение суда. Иногда в протоколе нет записи о том, что свидетели и эксперты предупреждены судом об ответственности за отказ от дачи показаний (заключений) и об ответственности за дачу заведомо ложных показаний (заключений). Эти показания и заключения не могут быть использованы судом в качестве доказательств, поскольку они получены с нарушением ст. ст.163 и 169 ГПК РСФСР. Свидетельские показания записываются в протоколах настолько кратко и таким плохим почерком, что прочитать, а поэтому и оценить их очень трудно, в связи с чем протокол не выполняет задачу зеркала судебного заседания.

Качество протоколов судебного заседания необходимо существенно улучшить.

В соответствии со ст. 194 ГПК РФ постановление суда первой инстанции, которым дело решается по существу, принимает форму судебного решения. Решение является законным, если оно принято при точном соблюдении норм процессуального права и в полном соответствии с нормами материального права, которые подлежат применению к данному правоотношению, или основано на применении в необходимых случаях аналогии закона или аналогии права.

Судебное решение состоит из вводной, описательной, мотивированной и результативной частей.

Во вводной части решения суда указывается: дата, место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица участвующие в деле, их представители предмет спора или заявленное требование.

В описательной части решения суда отражено: содержание исковых требований, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.

В мотивированной части решения суда указаны:

обстоятельства дела, установленные судом;

доказательства, на которых основаны выводы суда об этих обстоятельствах;

доводы, по которым суд отвергает те или иные доказательства;

законы, которым руководствовался суд.

В результативной части решения содержаться следующие сведения:

об удовлетворении иска (либо об отказе в удовлетворении иска) полностью или в части;

указание на распределение судебных расходов;

срок и обжалование решения суда.

Результативная часть должна содержать исчерпывающие выводы, вытекающие из мотивированной части. Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Результативная часть решения подписывается судьей, объявляется в судебном заседании.

При анализе документа "Решение" (Приложение 2.9), принятого городским судом г. Октябрьск, были выявлены следующие недочеты в оформлении данного документа: наименование суда, принявшего решение пишется с новой строки под реквизитом "дата составления документа"; в описательной части после слова "Установил" далее текст должен идти со строчной буквы; также в описательной части не указано к кому обратился истец с иском. Таким образом, мы можем сделать вывод, что формы судебного решения составляется в соответствии со ст. 194 ГПК РФ. Оно состоит из 4 частей. Каждая часть должна быть заполнена в соответствии с нормативами и подписываться судьей.

2.3 Порядок ведения кадровой документации

В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни Грудцина Л.Ю.Кадровик: практическое руководство., М.., 2007. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого - в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца.

В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:

организационно - правовые документы;

документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,

заполнение служебного контракта;

ведение трудовых книжек;

хранение и ведение личных дел государственных служащих.

К организационно - правовым документам кадровой службы относится "Положение о кадровой службе".

В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: "Общие положения", "Основные задачи", "Функции", "Права и обязанности", "Руководство", "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (связи)". При изучении кадровой документации в городском суде г. Октябрьска, было выявлено, что нормативного документа "Положения о кадровой службе", в данном суде нет, что послужило стимулом для разработки данного положения.

Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон.

В служебный контракт включены права и обязанности сторон. В нем указано фамилия, имя гражданского служащего и наименование государственного органа (фамилия, имя, отчество представителя нанимателя).

Анализ документа "Служебный контракт" показал, что в городском суде г. Октябрьска он оформлен в соответствии с требованиями ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" и Трудовым Кодексом РФ.

Служебный контракт является основанием для издания приказа председателя суда о приеме сотрудника на работу. В произвольной форме, от руки, работник пишет личное заявление. На заявлении оформляется виза главного специалиста, после чего оно передается председателю суда для оформления резолюции. Затем поступающий на работу, заполняет личный листок по учету кадров. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляя дату заполнения и сдает на проверку главному специалисту. После проверки, вклеивается фотография и подшивается в личное дело работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. (Приложение 2.10) В приказе (распоряжении) о приеме работника (ов) на работу указано наименование учреждения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении со служащими служебного контракта на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа)"по" не заполняется.

На основании приказа о приеме Т-1 т Т-1а заполняется учетная форма "Личная карточка работника" Т-2. Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.

Приказы о приеме на работу визируется председателем суда. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в кадровой службе, а копия передается в бухгалтерию судебного департамента в г. Самары для оформления лицевого счета и начисления зарплаты.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

о работнике;

о выполняемой им работе;

о переводах на другую постоянную работу;

об увольнении работника;

основания прекращения трудового договора;

о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся главным специалистом в трудовую книжку после издания соответствующего приказа.

Анализ заполнения и оформления трудовых книжек и личных карточек в городском суде города Октябрьска, не был произведен, так как сведения занесенные в них являются конфиденциальной информацией (см. Приложение 3).

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. В данной кадровой службе разрабатывается для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре, визируется главным специалистом и передается председателю суда для получения его резолюции, разрешающей или запрещающей перевод.

Заявление является основанием для издания приказа председателя. Приказ (распоряжение) о переводе осуществляется с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". (Приложение 2.11)

В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", гражданским служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Основанием для предоставления служащему городского суда очередного отпуска служит его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Оформление отпусков включает следующие операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течении года; оформление приказов об отпусках: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п. (заполнение унифицированной учетной формы № Т-6) (Приложение 2.12). Формы заполняются главным специалистом городского суда и оформляются следующим образом: в графе коды проставляется код по ОКУД, проставляется в следующей графе номер документа и дата составления.

На основании приказа на обратной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется председателю суда, в тексте излагается просьба работника об увольнении и указывается причина, а также срок увольнения. В документе обязательно содержится и дата подачи заявления.

Под заявлением проставляется должность (профессия) работника, структурное подразделение, личная подпись работника, инициалы и фамилия.

Заявление визируется специалистом, после этого заявление передается председателю для составления резолюции. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.

Увольнение служащих документируется с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками". Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам приказа. В приказе об увольнении указываются причины увольнения, а также номер статьи Трудового кодекса РФ. (Приложение 2.13)

По завершении второй главы хотелось бы отметить, что опыт внедрения стандартов на организационно-распорядительную документацию показал, что в учреждении их требования непосредственно использовались при составлении организационно-распорядительных документов.

Анализируя приказы по личному составу, было отмечено, что в графе "№ документа" проставляется в одних документах номер с литером "Л", в других "К". Это объясняется тем, что все приказы в отделе кадров подразделяются на приказы по кадровому составу, срок хранения - 5 лет, и приказы по личному составу со сроками хранения - 75 лет. Соответственно регистрируются приказы в разных учетных книгах и подшиваются исполненные приказы в разные папки.

При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:

исковое заявление;

определение суда;

статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;

извещение или повестка о явке в судебное заседание;

протокол судебного заседания;

решение суда.

В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:

организационно - правовые документы;

документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,

заполнение служебного контракта;

трудовые книжки;

личные дела государственных служащих.

При приеме, переводе, увольнении в городском суде применяются унифицированные формы организационно-распорядительной документации.

Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами

3.1 Технология работы с документами в городском суде г. Октябрьска

Распорядительные документы, поступающие из Судебного Департамента Самарской обл., могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего суда.

Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД, 1991. С 53.

Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии73 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..

Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Согласно инструкции по делопроизводству городского суда г. Октябрьска подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: "Приказы председателя городского суда" и "Распоряжения председателя городского суда". Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре. В ходе исследования сводной номенклатуры было установлено, что второй экземпляр распорядительных документов хранится в деле "Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности", что не допустимо.

При подготовке исходящих документов суда специалист руководствуется требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации.

Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело", ставит свою подпись и дату.

Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре.

Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (день и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами 04.03.2004

Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №725 «Об утвреэдении Правил оказания услуг почтовой связи»// собрание законодательства РФ. 2000. №41. ст.4076

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Технология работы с судебными документами в Октябрьском городском суде.

Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления штамп с полным наименованием суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.

В день поступления все заявления передаются в группу регистрации.

Специалист группы регистрации, проверив, не поступало ли данное или аналогичное исковое заявление ранее, присваивает ему регистрационный номер, впоследствии являющийся и номером судебного дела, который включает в себя индекс суда, порядковый номер искового заявления в пределах текущего календарного года, через дробь - календарный год поступления документов в суд.

Этот номер группой регистрации вносится в штамп суда на исковом заявлении, а специалистом судебного состава указывается на обложке судебного дела.

Встречное исковое заявление регистрируется по номеру основного искового заявления и рассматривается одновременно с основным заявлением.

После получения искового заявления специалисты группы регистрации заносят необходимые сведения в журналы и карточки учета.

Ежедневно в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений для каждого судебного состава.

Затем исковое заявление передается в соответствующий судебный состав согласно специализации под расписку специалиста состава в реестре. Один экземпляр реестра остается в судебном составе, другой, с подписью лица, принявшего исковое заявление, хранится в делах группы регистрации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5