Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области

аспорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений). При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений.

Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.

Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.

Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы) М.Ю. Рогожин Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30 - 2003): Учебно - практическое пособие/ М. Ю. Рогожин. М., 2003. С. 106..

Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Особое место в деятельности городского суда г. Октябрьска занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.

Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы.

Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.

Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Таким образом, в первой главе данного дипломного сочинения была рассмотрена регламентация организации делопроизводства городского суда города Октябрьска Самарской области в законодательных и нормативно - методических документах. В ходе исследования было выявлено, что законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.

Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ "О судебной системе в Российской Федерации", ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.

Изучив инструкцию "По организационно - штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента ", были выявлены некоторые ошибки в организации структуры городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно - методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.

Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.

В целом эффективность системы управления делопроизводства.

Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска

2.1 Оформление управленческой документации

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).

К организационно - правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.

Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т - 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.

Анализ документа "Штатное расписание" предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.

Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием Штатное расписание от 15 сентября 2006 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска..

Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит "Наименование организации", являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Не указан реквизит "дата документа". Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита "наименования вида документа".

После реквизита "дата документа", примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.

Гриф "утверждения документа" и "подпись" расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.

Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит "визы согласования". Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: " С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания."

Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.

Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.

Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.

Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии67Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.

Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД, Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011 - 93. М., 1994. в городском суде применяется ГОСТ Р 6.30-2003 который является важнейшим регламентирующим нормативным документом, в дальнейшем сохранит свое практическое значение и будет иметь повсеместное распространение ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. .

Важное значение среди распорядительных документов имеют приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности городского суда.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности суда, его материально - техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4, с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа "Проект". Заголовок является обязательным реквизитом приказа, и отвечать на вопрос "О чем?".

Распоряжение - правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями для разрешения оперативных вопросов.

Анализ распоряжения председателя городского суда г. Октябрьска "О создании комиссии для списания испорченных и сданных бланков служебных удостоверений" (Приложение 2.1), выявил ошибку по оформлению. Подпункты данного распорядительного документа были пронумерованы римскими цифрами.

Классификация должностных инструкций по личному составу в городском суде составляет:

назначение работника на должность, освобождение от должности, перемещение по службе;

вынесение поощрения, наложение дисциплинарного взыскания;

премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений;

приобретение работником или повышение им квалификации, присвоение разряда, классности;

предоставление отпуска, перемена фамилии и другие случаи.

Изменение основных персональных данных работника или содержания трудового договора также сопровождается изданием приказа.

Приказы служат основанием для внесения в трудовые книжки работников, в учетные и другие документы соответствующих записей.

В приказе по личному составу нет вводной части слова "Приказываю". Приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия). (Приложение 2.2)

Документы организационно-правового характера, входят в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и соответственно подлежат должной регламентации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Записки оформляется на стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направление его в дело.

Протокол оформляется на бланке суда и имеет следующие реквизиты: наименовании организации, вид документа, дата заседания, регистраицонный номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заявление оформляется на трафаретном бланке и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф. И.О. председателя, текст, дату, подпись служащего и ее расшифровка, визы, резолюции, отметка об исполнителе и направлении в дело.

Телеграмма составляется на специальных типографских бланках и имеет следующие реквизиты: наименование организации, указание категории, отметку о виде, подпись, регистрационный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя. Письма оформляют на бланке письма с нанесением всех необходимых реквизитов.

Таким образом, анализ информационно - справочных документов показал, что все документы оформлены правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Можно сделать вывод, что функция "оперативное управление" в городском суде обеспечивается видами документов, относящимися к двум подсистемам. Во-первых, распорядительными документами, которые издают на основе единоначалия (приказ, распоряжение), на основе коллегиальности (протокол, решение).

По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.

Но не во в всех документах оформлено все качество. Требует улучшение оформление документов, не во всех делах присутствуют письма и заявления, до сих пор не сданы в архив дела 2004 и 2005 года.

2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводства

При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:

исковое заявление;

определение суда;

статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;

извещение или повестка о явке в судебное заседание;

протокол судебного заседания;

решение суда.

Конституция Российской Федерации, закрепляет право каждого гражданина на судебную защиту, а за ней и ГПК РФ закрепляет право каждого гражданина на обращение в суд. В случае нарушения или оспаривания права всякое заинтересованное лицо может обратиться в суд с требованием о защите его прав. Основной формой такой защиты выступает исковая форма защиты права.

Иск в материальном смысле - право на удовлетворение своих исковых требований. Именно в этом плане в гл.12 ГК РФ используется понятие права на иск.

В Октябрьском городском суде для некоторых случаев применяются трафаретные формы исковых заявлений. Например исковое заявление о расторжении брака (Приложение 2.3), исковое заявление о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья на предприятии (Приложение 2.4) и др.

Исковое заявление подается в письменной форме и с указанием необходимых данных:

наименование суда, в который подается заявление;

наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация ее местонахождение, наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

наименование ответчика, его место жительства;

в чем заключается нарушение или угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

цена иска, если оно подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;

перечень прилагаемых к заявлению документов.

Определение суда первой инстанции - это постановление суда первой инстанции или судьи, которым дело не разрешается по существу. Определением разрешаются процессуальные вопросы, возникающие на различных стадиях судопроизводства: определение о подготовке дела, определение о судебном поручении, определение о приостановлении производства по данному вопросу, об отложении разбирательства по делу и др.

Определение суда состоит из 4 частей. Содержание определения должно включать:

дату и место вынесения определения;

наименование суда, вынесшего определение и секретаря судебного заседания;

лиц участвующих в деле, и предмет спора или заявленное требование;

вопрос по которому выносится определение;

мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылку на законы, которыми суд руководствовался;

судебное постановление;

порядок и срок обжалования определения, если оно подлежит обжалованию. (Приложение 2.5)

В статистическую карточку по делу информация заносится судьей или по его поручению помощником судьи. При заполнении статистической карточки судья или его помощник руководствуются Инструкцией о порядке заполнения и представления учетных документов и приказом "О едином учете преступлений". Статистическая карточка в городском суде г. Октябрьска является унифицированной формой.

О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 (Приложение 2.6), другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31. (Приложение 2.7).

Судебное извещение также является унифицированной формой в Октябрьском городском суде и имеет следующие реквизиты:

наименование и адрес суда;

указание времени и места судебного заседания;

наименование адресата - лица, извещаемого или вызываемого в суд;

указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;

наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата.

Анализ показал, что судебные повестки оформлены правильно в соответствии со ст.275 Гражданского процессуального кодекса.

В процессе судебного заседания секретарем изготавливается протокол судебного заседания. В городском суде г. Октябрьска пишется от руки или на машинописном носителе.

Законность действий суда первой инстанции и обоснованность сделанных им выводов вышестоящие суды проверяют на основании анализа протокола судебного заседания и находящихся в деле протоколов осмотра вещественных и письменных доказательств. А также - на основании имеющихся в деле других доказательств, допускаемых законом.

В соответствии со ст.226 ГПК РСФСР о каждом заседании суда первой инстанции, а также о каждом отдельном процессуальном действии, совершенном вне заседания, составляется протокол. Судебный протокол - это письменный документ, составляемый по правилам, содержащимся в ст.228 ГПК РСФСР, в котором подробно описано процессуальное действие, в связи с которым он составлен. В протоколе указывается, что установлено судом в результате произведенного процессуального действия.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5