Организация учета на предприятии ООО "Евросеть СПб"

p align="left">8. Формирование ежедневных отчетов;

9. Сдача документов в вышестоящие подразделения;

Запуск программы 1С-Рарус

Запуск программы 1С-Рарус необходимо выполнить за 15 минут до открытия салона. Для этого на рабочем столе компьютера используется ярлык для запуска программы. В открывшемся окне необходимо выбрать параметры запуска:

1.В окне «Информационные базы» установить курсор в строке с наименованием рабочей базы. При этом в левом нижнем углу отобразится путь: С:\Base\. С помощью кнопки «ОК» открыть программу.

2. Режим «Монопольно» используется в случаях:

А) запуск программы осуществляется после некорректного выхода;

Б) в первый рабочий день каждого месяца для открытия нового периода.

Для авторизации доступа к базе необходимо выбрать имя пользователя (на данной торговой точке это «Продавец1»). Пароль на торговых точках не установлен. Для входа в программу требуется нажать кнопку «ОК».

Работа с журналом документов

«Общий Журнал» служит для создания и просмотра документов. Журнал можно открыть кнопкой быстрого доступа или с помощью меню «Документы» - «Общий Журнал».

	Кнопка «Новый» (или клавиша «Insert» на клавиатуре) позволяет сформировать новый документ. При нажатии на эту кнопку открывается перечень всех доступных документов, расположенных в алфавитном порядке.
	Кнопка «Открыть» (или клавиша «Enter» на клавиатуре) позволяет открыть и просмотреть созданные документы
	Кнопка «Ввод на основании» (или клавиши «Alt+A» на клавиатуре) позволяет на основании ранее созданной операции создать новый, логически связанный с ней, документ
	Кнопка «Удалить» (или клавиша «Delete» на клавиатуре) позволяет пометить на удаление документы, которые ещё не успели провести. Проведённый документ пометить на удаление невозможно.
	Кнопка «Интервал» (или клавиши «Alt+И» на клавиатуре) позволяет просмотреть документы за любой день или за определённый интервал времени.

Заполнение табеля смены

После запуска программы 1С-Рарус до начала проведения всех торговых операций требуется создать «Табель смены» - документ, содержащий информацию о сотрудниках, работающих на торговой точке. За смену можно создать только один «Табель смены». Для этого в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов нужно выбрать «Табель смены».

1. В открывшемся документе необходимо заполнить поле «График работы точки», здесь указывается время открытия и закрытия салона.

2. После указания графика работы салона необходимо в табличную часть документа занести сведения обо всех сотрудниках, работающих в данную смену: Ф.И.О., должность, время начала и время окончания работы.

3. В открытом документе «Табель смены» нажимается кнопка «Действия» и выбирается пункт «Ввести штрих-код сотрудника». В открывшееся окно штрих-код вводится набором цифр: +22 и добавляется табельный номер сотрудника.

4. Проведение документа «Табель смены». С помощью кнопки «ОК» документ сохраняется, проводится и автоматически закрывается. В общем журнале проведенный документ «Табель смены» отображается с красной галочкой.

Если в течение рабочего дня на торговой точке происходит изменение в составе работающих сотрудников, в проведенном «Табеле смены» нужно внести изменения.

Загрузка обновлений справочников и накладных

Обновление справочников: «Сотрудники», «Номенклатура», «Контрагенты», загрузка электронных накладных и актов назначения цен производятся автоматически при проведении «Табеля смены» и несколько раз в течении дня.

Для контроля корректности цен ежедневно утром через 20-40 минут после включения основного компьютера торговой точки, необходимо вызывать в меню «1С: Рарус» пункт «Сервис» - «САП загрузка» Далее во «Фронте кассира» над кнопкой «SAP_загрузка» появляется надпись «ДОСТУПНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ», так как в этот период времени возможны дополнительные рассылки данных «1С: Рарус» по действующим ценам. В случае, если цены в «1С: Рарус» не соответствуют прайс-листу или информационным письмам - необходимо уточнить цену в Справочной службе и по необходимости обратиться в службу IT_поддержки. При изменении цен в 1С-Рарус после загрузки обновлений в 1С-Рарус в «Общем журнале» автоматически формируется операция «Акт назначения цен» (Приложение 4).

Печать этикеток и ценников

Печать ценников производится следующим образом:

В меню «Отчеты» выбрать подменю «Печать этикеток и ценников» или соответствующий значок на панели быстрого доступа. Выбрать в каталоге необходимый товар кнопкой «Подбор» или «Insert». Проверить правильность заполнения поля «Производитель», при необходимости внести изменения.

В левой части документа выбрать закладку «Ценники», указать тип ценника, при обращении к смене типа появляется окно с предложением выбора шаблона ценника.

После выбора можно нажать кнопку «Ценники» и на экране появятся готовые для печати ценники.

На оборотной стороне каждого ценника необходимо поставить свою подпись, дату и печать торговой точки.

Упрощенная печать ценников выполняется с помощью операций «Акт назначения цен» и «Приходная накладная» В открытом документе кнопкой «Печать» необходимые позиции переносятся в форму для печати ценников.

Печать этикеток для упрощенной продажи несерийного товара с помощью сканера штрих-кодов производится аналогично способу печати ценников. Только при печати этикеток в левой части документа должна быть выбрана закладка «Этикетки».

При печати ценников на б/у товар, необходимо:

1. Открыть отчет «Печать этикеток и ценников»;

2. Выбрать вид уцененного товара (БУ1 или БУ2);

3. Нажать кнопку «Заполнить» - «По уцененным сериям»;



4. Выбрать нужный шаблон;

5. Распечатать ценники. В ценниках будет отражена цена БУ товара и, строчкой выше, процент уценки данной модели.

Классификация товара

Товар классифицируется:

1. По наличию серийного номера

а) серийный - товар, который обладает индивидуальным номером и не бывает в наличии в количестве больше одного (телефоны, сим - карты, универсальные карты IP_телефонии, цифровая техника).

б) несерийный - товар, не имеющий индивидуального номера (аксессуары, карты экспресс-оплаты).

2. По принадлежности

а) Товар фирмы - товар, который еще не успели продать, или за который уже вернули покупателю деньги.

б) Клиентский товар - купленный товар, который находится на гарантийном или постгарантийном ремонте.

в) Услуги - это контракты и платежи (то есть то, у чего нет и не может быть количества).

«Состояние серии» товара

На весь серийный товар компании вводится дополнительная характеристика «Состояние серии». Эта характеристика отображает назначение товара. Состояние серии является его неотъемлемой характеристикой и отображается при проведении всех операций и в печатных формах 1С как отдельное поле «Состояние серии».

Изменение текущего статуса товара будет производиться в 1С автоматически, в зависимости от проведенных документов на указанный товар.

Перечень и краткие характеристики действующих видов «статуса» серийного товара:

Товар компании, предназначенный только для продажи:

ТОВАР БЕЗ ПРЕТЕНЗИЙ (НОВ) - состояние серийного товара, предназначенного для продажи по розничным ценам.

ТОВАР Б\У, ПРИГОДНЫЙ ДЛЯ ПРОДАЖИ (БУ) - состояние серии уценённого товара, пригодного к продаже.

ТОВАР Б/У, ПРИГОДНЫЙ К ПРОДАЖЕ КАТ.2 (БУ2) - имеет меньший процент уценки от розничной цены, в связи с тем, что его внешний вид и / или комплектация лучше чем у товара со статусом «Товар Б/У, пригодный к продаже»

Товар компании, не предназначенный для продажи:

ПОДМЕННЫЙ ФОНД (ПФ) - состояние серии товара, который выдаётся покупателю на подмену ремонтируемого аппарата.

ВОЗВРАТ (ВЗВ) - состояние серии товара, возвращенного покупателем в Компанию. Товар со статусом «ВЗВ» не может быть продан. Статус «ВЗВ» присваивается документом «Возврат товара». Все оборудование со статусом ВОЗВРАТ должно отправляться торговой точкой в Сервисный центр Компании в течение одного рабочего дня с момента получения его от покупателя.

НЕИСПРАВНЫЙ (НЕИ) - товар фирмы, по которому обнаружены повреждения, дефекты, неисправности, некомплектность и т.д., а также товар, подлежащий уценке по какой-либо причине. Присвоение статуса «НЕИ» производится проведением операции «Отбраковка» и сопровождается составлением Технического листа с описанием обнаруженных неисправностей или указанием причин необходимой уценки.

Товар покупателя:

ТОВАР, ПОЛУЧЕННЫЙ ОТ КЛИЕНТА (РЕМ) - товар покупателя, полученный в ремонт. Товар со статусом «РЕМ» предназначен для перемещения в Сервисный центр для ремонта и не может быть продан. Присвоение статуса «РЕМ» производится проведением операции «Прием в ремонт» и сопровождается составлением Технического листа с описанием заявленных неисправностей и обнаруженных при приеме повреждений и комплектности.

ТОВАР, РЕМОНТИРУЕМЫЙ ПО ГАРАНТИИ (ГРЕ) - товар покупателя, отремонтированный по гарантии. Товар со статусом «ГРЕ» предназначен для выдачи покупателю.

ПЛАТНЫЙ РЕМОНТ (ПЛР) - товар покупателя, отремонтированный не по гарантии. Присвоение этого статуса товару осуществляется после проведения ремонта и определения его стоимости. Товар со статусом «ПЛР» предназначен для возврата покупателю и не может быть продан или выдан на подмену. Присвоение товару статуса «ПЛР» обязательно сопровождается созданием квитанции платного ремонта, согласно действующим в Компании правилам. При выдаче покупателю товара со статусом «ПЛР» обязательно должен быть приход денег в соответствии со стоимостью ремонта, указанной в квитанции платного ремонта.

Приход товара

На торговую точку товар может поступать:

- со склада 1041 «СПб ТД (филиал)» (Товар без претензий)

- со склада «ООО Евросеть Опт» (Товар без претензий, БУ, БУ2)

- с другой торговой точки;

- со склада 9Р02 Про-Сервис СПб - оборудование после ремонта

Программа 1С-Рарус позволяет оформить создание приходных накладных несколькими способами:

1. При загрузке обновлений с сервера приходные накладные загружаются в электронном виде автоматически.

Проведение загруженных приходных накладных

При загрузке накладных на поступление товаров из центрального офиса, в «Общем Журнале» создаются документы «Приходная накладная».

Накладные можно открыть для просмотра и проведения в журнале документов.

При приеме товара по накладным ТОРГ_12 (ТОРГ_13) необходимо сверить количество, серийные номера, внешний вид и комплектацию фактического товара с данными, указанными в накладной.

Если расхождений фактического количества принятого товара с данными накладной нет, то принимающий продавец обязан поставить в накладной подпись, ее расшифровку, указать свою должность, дату приема товара и печать точки. Один экземпляр накладной остается на точке, остальные копии отправляются в главный офис со всеми подготовленными документами.

После фактической приемки товара нужно печатную накладную сверить с электронной накладной.

Только при полном соответствии данных в бумажной и электронной накладной, электронная накладная проводится с помощью кнопки «ОК». После проведения документ можно будет изменить только в течение дня. В «Общем журнале» проведенная «Приходная накладная» будет отображаться с красной галочкой и зеленой точкой.

При выявлении несоответствия фактически полученного товара торговой точкой с накладной необходимо в течение 24 часов:

1. Внести изменения в бумажную накладную, заверить их подписью сотрудника, принимающего товар, и печатью точки;

2. Сделать заявку о несоответствии в службу «Help Desk» и получить номер заявки, который необходимо записать на бумажной накладной

3. Исправленную накладную отправить на склад-отправитель с помощью электронной почты.

4. В электронной накладной в поле «Комментарий» нужно указать № заявки.

При несоответствиях по количеству товара необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) при излишках

· приходуется фактически полученный товар в 1С РАРУС без излишков;

· приходование излишков возможно только при загрузке с сервера дополнительной электронной накладной.

2) при недостачах

· приходуется только фактически полученный товар в «1С РАРУС», Для этого в электронной накладной необходимо значения в колонке «факт» привести в соответствии с полученным фактически товаром.

3) при пересорте

· действия по излишкам (тому товару, который фактически пришел, но отсутствует в электронной накладной) аналогичны действиям, описанным в п. 1.

· действия по недостачам (тому товару, который фактически не пришел, но присутствует в электронной действия накладной) аналогичны действиям, описанным в п. 2.

2. Внесение в базу «1С: Рарус» электронной накладной на товар с помощью сканера штрих-кода.

При полном соответствии фактически принятого товара и данных о товаре в накладной со штрих-кодами производится создание электронной накладной в учетной базе «1С: Рарус». Для этого производится считывание штрих-кодов накладной.

После считывания штрих кода необходимо подтвердить запрос на создание накладной. Далее будет автоматически сформирована приходная накладная, в которой будут заполнены поля: номер накладной, дата выписки и подразделение.

Последовательным считыванием штрих кодов товара в накладную вносятся все позиции товара из накладной. Штрих-код должен считываться с накладной, а не с товара или упаковки.

По окончании внесения всех позиций накладная проводится нажатием кнопки «ОК». После проведения документ уже нельзя будет изменить.

Расход товара

Причины перемещения товара, предназначенного для продажи, с торговых точек

1. Требование менеджеров по распределению товара отдела логистики - товар отписывается на другую торговую точку. Электронный документ «Расходная накладная» подгружается в общий журнал при загрузке обновления.

2. Инициатива старшего продавца салона: по согласованию старшего продавца с менеджером отдела логистики товар отписывается на другую торговую точку того же маршрута и того же юридического лица.

3. Инициатива старшего продавца торговой точки - перемещение некондиционного товара.

Для создания перемещения товара с торговой точки в программе 1С - Рарус в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов выбрать «Расходную накладную».

В открытом документе обязательно заполняются все поля.

Сканером штрих кодов или вручную с помощью кнопки «Insert» на клавиатуре в табличную часть «Расходной накладной» заносятся все позиции товара, который перемещается.

После проведения операции в зависимости от вида перемещения распечатываем документы:

· Товарно-транспортная накладная (Приложение 5);

· ТОРГ_12 - товарная накладная (Приложение 6);

· ТОРГ_13 - товарная накладная (Приложение 7);

· Накладная со штрих-кодом (Приложение 8);

· Препроводительная ведомость (Приложение 9);

· Требование логистики (Приложение 10).

Корректировочная накладная.

Корректировочная накладная необходима для контроля отписок с торговых точек на логистику.

1. При наличии расхождений при приёмке товара с торговой точки на склад будет формироваться корректировочная накладная.

2. Корректировочная накладная будет поступать на торговую точку с обновлением как непроведённый документ.

3. При поступлении на торговую точку корректировочной накладной в поле «Информация» в журнале документов указан номер накладной, к которой пришла корректировка.

4. Необходимо открыть этот документ, определить вид корректировки (приходная корректирующая накладная, либо расходная корректирующая накладная).

4.1. В случае, если на складе была зафиксирована недостача товара, то необходимо проверить фактическое наличие на торговой точке позиции, которая указана в корректировочном документе (приходная корректирующая накладная).

Если позиция в наличие на торговой точке (излишек), необходимо провести корректировочную накладную. После проведения документа на остатки торговой точки в Рарусе вернётся позиция.

В случае если излишек не найден необходимо в документе нажать кнопку «Действие» и из всплывающего списка выбрать «Отклонить» корректировочную накладную. Накладная проведется, но во всех позициях в колонке «Факт» значение будет = 0.

4.2. В случае если на складе зафиксирован излишек товара, то необходимо проверить фактическое наличие на торговой точке позиции, которая указана в корректировочном документе (расходная корректирующая накладная).

Если позиция отсутствует в наличие на торговой точке, то нужно провести корректировочную накладную. После проведения документа, с остатков торговой точки в Рарусе спишется позиция.

В случае если недостача не обнаружена (позиция присутствует фактически на торговой точке) необходимо в документе нажать кнопку «Действие» и из всплывающего списка выбрать «Отклонить» корректировочную накладную. Накладная проведется, но во всех позициях в колонке «Количество» значение будет = 0.

4.3. В том случае если в корректировочной накладной несколько позиций, и сотрудник торговой точки согласен только с частью из них, нужно проставить в соответствующих колонках значение =0, в тех позициях, с которыми он не согласен и провести накладную.

5. В том случае если в течение двух дней сотрудник торговой точки не проведёт, либо не отклонит корректировочную накладную, то она автоматически отклонится (проводится с фактическим кол-вом = 0 во всех позициях).

Вручную, корректировочную накладную пометить на удаление запрещено, тем самым сотрудник обязан провести либо отклонить накладную.

Некондиционный товар.

Весь некондиционный товар в зависимости от вида дефекта делится на группы:

Группа «А» - неисправное оборудование, требующее ремонта или тестирования:

- товар, принятый от клиента в ремонт (гарантийный) - клиентский товар;

- товар, принятый от клиента для проведения тестирования (в случае необходимости подтверждения заявленной неисправности и / или определения, является ли данный случай гарантийным);

- товар, неисправность которого обнаружена в процессе приёмки или демонстрации клиенту или оформлен возврат неисправного оборудования от покупателя (товар фирмы).

- сложнотехнические аксессуары, требующие ремонта или тестирования. К сложнотехническим аксессуарам относятся: Bluetooth_гарнитуры.

Группа «Б» - исправное оборудование, требующее уценки, замены запасных частей / комплектующих:

- товар, имеющий дефекты внешнего вида, не влияющие на работу аппарата (царапины, сколы, потёртости, трещины и т.д.), (товар фирмы).

- товар с неполной комплектацией (отсутствие одной или нескольких позиций первоначальной комплектации оборудования, в том числе оригинального гарантийного талона);

Группа «В» - некондиционный товар, не подлежащий ремонту или тестированию:

- все виды бракованных аксессуаров (кроме сложнотехнических и клиентских);

- все виды товаров операторов связи (кроме сложнотехнических и клиентских).

Технические листы

Технический лист - это документ, в котором указываются комплектация, внешний вид, принадлежность, вид дефекта неисправного (некондиционного) товара и другие сведения о товаре. Прежде чем составлять технический лист на товар необходимо установить принадлежность товара.

· «Отбраковка». Составление технического листа на товар фирмы.

Перед отправкой с торговой точки неисправного (некондиционного) товара фирмы для составления технического листа надо провести операцию «Отбраковка». Для этого в программе 1С - Рарус в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов нужно выбрать операцию «Отбраковка».

В сформированном документе заполняются все необходимые поля:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7