Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

p align="left">Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення системи електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в них зміни і контролюються всі їхні версії та під версії [3, 28].

Система документообігу - це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління.

Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ [Див. додатки № 2, № 3].

Документи представлені, як правило, двома групами:

- вхідні (що отримують зовні, від інших установ);

- створені в самій установі (внутрішні).

При створені бази даних постійних кореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища, імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідно їхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [31, 9].

Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

- документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

- специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

У зв'язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановлення їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент в ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів [17, 43].

Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів

Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Управлінський персонал в АІС здійснює постановку на коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності [17, 53]. Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13, 16].

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Розділ 2. Організація роботи Корецької міської Ради та можливі шляхи вдосконалення документного забезпечення

2.1 Основні напрями організації функціонування Корецької міської Ради

Місто Корець є одним з небагатьох міст Волині, де вдало поєднується чудовий дивосвіт природи, пам'яток культури та архітектури. Завдяки вигідному географічному розташуванню, м. Корець можна вважати, як промисловим так і сільськогосподарським населеним пунктом. Про розвиток міста дбає міська влада, яка була обрана жителями міста в ході останніх виборів, з строком повноваження на чотири роки.

Діяльність міської ради м. Корця та її виконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів, забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умов життєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.

Міська рада діє в такій структурі (Додаток 6):

1. Керівництво ради:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- заступник міського голови по виконавчій роботі;

- секретар виконкому;

- секретар керівника.

2. Загальний відділ:

- начальник загальним відділом;

- спеціаліст І категорії - землевпорядник;

- спеціаліст І категорії юриста;

- спеціаліст ІІ категорії землевпорядник;

- спеціаліст;

- військові обліковці (2).

3. Відділ фінансово-господарського забезпечення:

- начальник відділу-головний бухгалтер;

- спеціаліст І категорії з питань ведення бухгалтерського обліку;

- спеціаліст ІІ категорії-економіст;

- водій;

- прибиральниця.

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає - 17 чоловік.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста, а саме:

- промисловість, що представлена заводом пластикових виробів, цукровим заводом, молокозаводом, хлібокомбінатом, комбінатом побутового обслуговування, будівельно-транспортними організаціями;

- інвестиційна діяльність;

- енергозбереження;

- житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

- газифікація;

- водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р. (Додаток 7).

Корецька міська рада діє та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції та законів України, і в першу чергу закону “Про місцеве самоврядування в Україні”.

У своїй роботі міська рада керується Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади.

2.2 Документне забезпечення роботи районної ради

Діловодство районних міських рад є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькій міській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).

Різноманітна за видами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, плани роботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це - заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи - службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями , розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом - договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

2.3 Особливості процесу документотворення та документообігу

2.3.1 Організація діловодства в Корецькій міській раді

У Корецькій міські раді працюють такі підрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення. Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

2.3.2 Формування та збереження документації Корецької міської ради

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Так як, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Корецькій міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

- документи міської ради;

- документи виконавчого комітету;

- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;

- документи кадрові;

- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;

- документи військово - облікового столу;

- документи архіву.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

У Корецькій міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.

2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими, або замість них.

Основними завданнями документного забезпечення управління є:

- скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

- забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому Корецькі міькій Раді потрібно вводити систему електронного документообігу (СЕД), що скоротить час обробки вхідної та вихідної документації.

Система документообігу - це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління. Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ, які наведені у додатках.

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у Корецькій міській Раді це:

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

- впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.

Процес впровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щодо діловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовувати графу "Примітка", де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплекс документів існує в електронному вигляді.

Робота з базами даних внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблеми організації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.

В установі існує відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна система ведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повинна охоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усі документи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані з іншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішні документи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7