Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

p align="left">забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12, 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [12, 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [23, 54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

організаційно-правова;

планова;

розпорядча;

інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

звітна;

договірна;

документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

-документація, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності [23, 55].

1.3.1 Основні організаційні форми роботи з документами

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

централізована;

децентралізована;

змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства. За централізованої форми організації діловодства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій з документами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають нові документи на підставі наявних.

У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених діловодством документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізовано в службі діловодства.

З погляду організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл обробки документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це дає можливість найбільш раціонально використовувати комп'ютерну та оргтехніку, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано здійснюється експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архівного підрозділу (архіву) установи, оскільки служба діловодства фактично не залучає до цього процесу інші структурні підрозділи.

За централізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскільки документообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому служба діловодства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнанням структурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. На практиці централізована форма організації діловодства застосовується в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тисяч документів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних фінансових витрат та організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністю централізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функції покладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтовані витрати часу на виконання невластивих для них операцій.

У разі децентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така форма організації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявності територіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бути зумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, а й працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробки документів.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, в одному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробка вхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контроль виконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ - тобто обробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, які безпосередньо розглядаються керівництвом.

Тим часом у структурних підрозділах виконуються діловодні роботи, пов'язані з підготовкою, зберіганням, а також реєстрацією й обліком документів, що надходять на адресу підрозділів. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, там же формуються у справи і зберігаються до передавання на архівне зберігання або до закінчення строків їх тимчасового зберігання.

Таким чином, змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі служби діловодства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснює централізовану обробку частини документів), а також організацію діловодства в структурних підрозділах. З цього випливає, що в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання цих функцій [32, 15].

1.3.2 Формування справ органу державної влади. Їх збереження

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції [21, 347].

Головним нормативно-методичним документом, що визначає та встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними, є індивідуальна інструкція по документознавству. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативних документів - Примірної інструкції з діловодства у міністерствах інших органах виконавчої влади …., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 року , типових інструкцій для групи однорідних підприємств або установ, а також ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів”, “ Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001р., методичних рекомендацій архівних установ, відомчих правил і т. п.

Спираючись на загальнодержавні нормативи, індивідуальна інструкція по діловодству повинна відображати всі особливості організації діловодства конкретної установи.

Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Як правило, інструкція складається з кількох розділів. У першому розділі “Загальні положення” вказується, що інструкція встановлює єдину систему діловиробництва і обов'язкова для всіх працівників даної установи. Спеціальний пункт присв'ячений перерахуванню нормативних документів, на основі котрих складена інструкція. В цьому розділі також вказуються особи, на яких покладено керівництво діло виробництвом в установі в цілому та в структурних підрозділах, перераховуються функції діло виробничого персоналу, визначаються загальні принципи організації діловиробництва, маршрути руху документів, у тому числі оговорюються технологічні процеси автоматизації документообороту.

Наступні розділи присвячуються порядку встановлення й оформлення документів: “Склад і оформлення службових документів”, “Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів”. Ці розділи повністю базуються на державних стандартах. Порядок оформлення реквізитів, що викладений в них, переноситься в індивідуальну інструкцію, роз'яснюється і супроводжується прикладами з документів організації. У розділі “ Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів” потрібно розкрити методику складання і оформлення основних видів документів (приказів, розпоряджень, угод, актів, листів, телеграм тощо), викласти в подробицях порядок підписання, візування, узгодження та затвердження кожного виду (різновиду) документів, проілюструвавши прикладами з документів організації. Окремо слід виділити розділ “Порядок друку та розмноження документів”. Наявність подібних розділів в інструкції значно спростить порядок підготовки документів, що характерні для даної установи, та виключить їхнє багатократне складання та переоформлення.

Потім в інструкції розміщують розділи, що описують порядок роботи з документами: прийом та першочергову обробку документів, реєстрацію, складання обліково-довідкових картотек, направлення документів до виконання. У самостійний розділ в інструкції виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання різних груп документів та розкривають технічні питання виконання контролю (складання строкових картотек або організація автоматизованого контролю, складання зведень на прострочену документацію).

Розділи по обробці документів складають з урахуванням технології, що прийнята в конкретній організації: традиційної або комп'ютерної.

Завершує інструкцію розділ, присвячений формуванню, збереженню та підготовці справ для подачі їх в архів. В ньому викладають методику розробки та затвердження номенклатурних справ, порядок групування документів у справи, оформлення обкладинок справ постійного та тривалого збереження та передачі їх у архів установи.

До інструкції додаються додатки, і чим їх більше, тим інструкція наочніше. Звичайно це:

зразки оформлення найбільш розповсюджених видів документів (прикази, розпорядження, протоколи, акти, угоди, телеграми).

форми (реєстраційна картка, номенклатура справ, лист-свідчення про справу, опис справи, обкладинка справи, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають збереженню);

перелік документів (що не підлягають реєстрації; що підлягають затвердженню, контролю; документи, на котрих проставляється гербова печатка);

списки постійних кореспондентів і т.д.

Інструкцію по діловодству, також як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони виділені в окремий документ, затверджує керівник установи спеціальним наказом. Тут вказуються строки введення у дію згаданих нормативних документів, визначається посадова особа, відповідальна за введення їх в дію, і перераховуються міроприємства, котрі служба діловодства повинна для цього виконати. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації [32, 16].

До останнього часу в Україні на підприємствах, в установах, організаціях складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів регулювалося вимогами загальносоюзного Державного стандарту "Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинності 1 січня 1991 р. Втім, цей Стандарт застарів не лише морально (за радянських часів стандарти, як правило, переглядалися один раз на п'ять років), а і за своїм змістом.

Розроблення Державного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), який набрав чинності з 1 вересня 2003 р.

Новий Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.

Крім того, Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовлені за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки).

Новизною у ДСТУ 4163-2003 є розділ "Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів", що складається з 32 пунктів відповідно до кількості реквізитів. У кожному пункті подано роз'яснення щодо оформлення змісту і місця розташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всі реквізити без винятку. Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно з якими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватись зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається, що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже часто припускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавних організацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в тому місці, в якому на документах державних організацій розміщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановлення ще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі - запис про державну реєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств та інших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". ДСТУ 4163-2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий - ЗО мм; правий - 10 мм; верхній та нижній - 20 мм .

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7