Значение учетной политики в организации бухгалтерского учета

p align="left">q наименование организации, от имени которой составлен документ. Оно позволяет установить принадлежность первичного учетного документа к той или иной организации;

q содержание хозяйственной операции, которое должно точно соответствовать наименованию оформляемого документа;

q измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;

q наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Также при формировании учетной политики организация в случае необходимости может дополнить унифицированные формы дополнительными реквизитами и изменить формат строк и граф, расширив или сузив их. Внесенные в формы изменения должны быть оформлены соответствующей распорядительной документацией.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике. Если у учреждения отсутствует потребность в первичных учетных документах, для которых не предусмотрены типовые формы, в учетной политике делается следующая запись: "Организация не применяет первичные учетные документы, для которых не предусмотрены типовые формы".

Утверждается перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, причем рекомендуется по каждой группе первичных документов или даже по каждой форме первичных документов утвердить перечень должностных лиц, по отношению к которым делегируется право подписи первичных документов. Закрепление необходимо для контроля за правомерностью совершения хозяйственных операций. В связи с этим в документах должны быть расшифровки подписей таких лиц. Когда должностное лицо, имеющее право подписи на первичном документе, отсутствует, его может подписывать лицо, являющееся исполняющим обязанности, или заместитель этого должностного лица. В этом случае обязательным является указание фактической должности лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Организация документооборота

От момента составления до сдачи документа в архив он проходит определенный путь, называемый документооборотом. Этапами документооборота являются: составление (выписка) документа, приемка документа бухгалтерией, регистрация документа в системе учетных записей, передача документа в архив. Задача хорошо организованного документооборота состоит в ускорении движения документов, а правильное представление о документообороте может позволить определить необходимую численность работников бухгалтерии, стать основой нормирования труда работников. Правила документооборота устанавливаются для упорядочения работы по созданию, контролю и использованию в бухгалтерской деятельности первичных учетных документов, своевременности формирования данных бухгалтерской отчетности. Для этого формируется график документооборота как составной элемент учетной политики организации. Он представляется в виде схемы и включает перечень работ по составлению, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями соответствующих работ с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения. График документооборота регламентирует перечень и формы первичных учетных документов, а также перечень должностных лиц, ответственных за их оформление и утверждение.

График документооборота формируется в соответствии с требованиями, содержащимися в "Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете" № 105 от 29.07.1983, и должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота повышает оперативность обработки и движения документов, способствует улучшению всей учетной работы и усилению контрольных функций бухгалтерского учета, что в конечном счете сказывается на качестве работы бухгалтерской службы.

Утвержденная в учетной политике система документооборота регламентирует следующие вопросы:

q порядок создания первичных учетных документов;

q контроль правильности заполнения форм первичных учетных документов;

q порядок и сроки передачи первичных учетных документов в бухгалтерию;

q порядок передачи первичных учетных документов в архив.

Общими требованиями к документообороту являются:

q составление первичного документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями его оформления;

q передача документов в бухгалтерию для контроля за своевременностью и полнотой сдачи для учетной обработки;

q проверка бухгалтерией принятых первичных документов:

- по форме в соответствии с требованиями полноты и правильности оформления, заполнения обязательных реквизитов;

- по существу в соответствии с требованиями законности хозяйственных операций, логической увязки отдельных показателей документов, правильности арифметических подсчетов;

q обработка документов в бухгалтерии:

- таксировка (расценка);

- группировка документов, однородных по экономическому содержанию;

- контировка, представляющая собой указание в первичном учетном документе корреспонденции счетов по операциям, вытекающим из содержания документа;

q сдача первичных учетных документов в архив после составления на их основании учетных регистров.

В исполнении первичных учетных документов принимают участие кроме собственно работников бухгалтерской службы и сотрудники других (функциональных) подразделений организации. Совокупность бухгалтерской службы и работников функциональных подразделений организации, в обязанности которых входит выполнение отдельных операций по сбору первичной информации, ее обработке и анализу, а также составление на ее основе отчетов для различных групп пользователей, представляет собой учетную службу организации. Принципы разделения полномочий и ответственности бухгалтерской службы и работников функциональных подразделений организации, выполняющих отдельные учетные функции, регулируются внутрифирменным положением об учетной службе. Распределение обязанностей по формированию и обработке документов между бухгалтерской службой и работниками функциональных подразделений организации, выполняющими отдельные учетные функции, регулируются положением о системе документооборота. В закреплении распределения обязанностей по формированию и обработке документов между бухгалтерской службой и работниками функциональных подразделений организации во внутреннем документе, безусловно, заинтересована бухгалтерия. Это позволит работникам бухгалтерии снять с себя обязанности по оформлению первичных документов, заполнение которых входит в обязанности работников организации, например путевых листов, авансовых отчетов, нарядов-заказов и т.п.

График документооборота может быть оформлен схемой или перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи документов и сроков выполнения работ. Пример такого графика приведен в приложении к "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" № 105 от 29.07.1983.

Работники организации должны составлять и представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их оформления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением графика исполнителями работ ведет главный бухгалтер организации, а ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В организациях со сложной структурой управления порой бывает очень сложно определить, кто виновен в том, что своевременно не были оформлены необходимые документы, подтверждающие тот или иной факт хозяйственной деятельности. В результате в ходе документальной проверки к предприятию могут быть предъявлены финансовые санкции за искажение его финансового состояния. В данном случае график документооборота будет являться одним из главных документов для принятия мер воздействия в отношении конкретных исполнителей, виновных в несоблюдении графика документооборота, повлекшим за собой ошибки в учете.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. В учетной политике определяются лица, ответственные за хранение документов бухгалтерского учета.

Внутренняя отчетность

В приказе руководителя об учетной политике утверждаются состав и формы внутренней бухгалтерской отчетности, периодичность и сроки ее представления, ответственные за ее составление, потенциальные пользователи отчетности. Формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности необходимы для внутренних пользователей (менеджеров разного уровня) в целях принятия управленческих решений, контроля за хозяйственной деятельностью как организации в целом, так и ее структурных (производственных, хозяйственных и управленческих) подразделений, а также для подведения итогов в сфере финансового и управленческого учета.

Методики составления и единые формы внутренней бухгалтерской отчетности отсутствуют. Содержание форм внутренней бухгалтерской отчетности определяется особенностями деятельности организации: формой собственности, масштабом организации, организационной структурой управления, отраслевыми характеристиками деятельности, технологическими особенностями производственного процесса, спецификой снабженческой и сбытовой деятельности и др. Виды форм внутренней бухгалтерской отчетности и их содержание устанавливаются организацией самостоятельно исходя из общих требований их формирования:

q адресности, представляющей ориентацию содержания форм и периодичность их составления на конкретных пользователей;

q оперативности, т.е. составления за короткий временной период (смену, рабочий день, неделю, пятидневку и др.);

q соблюдения соотношения превышения выгод от использования учетной информации над затратами по составлению отчетности.

Внешняя отчетность

Учетная политика устанавливает, кто составляет и в какие сроки предоставляет квартальную и годовую отчетность. В соответствии с Федеральным Законом "О бухгалтерском учете" годовая отчетность представляется в течение 90 дней по окончании года, а квартальная - в течение 30 дней по окончании отчетного квартала. Необходимость фиксации срока в учетной политике вызвана тем, что учредители предприятия или иные заинтересованные пользователи отчетностью могут установить и иные сроки представления бухгалтерской отчетности. Также следует отметить, что в общем случае законом предусмотрено предоставление акционерам лишь годовой финансовой отчетности. Однако акционерами может быть принято решение о возложении на исполнительный орган общества обязанности по предоставлению отчетности ежеквартально или ежемесячно, что и должно быть отражено в учетной политике.

Согласно Приказу Минфина РФ от 22.07.2007 г. № 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" организации обязаны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике формы бухгалтерской отчетности. При этом рекомендовано учитывать образцы форм, приведенные в приложении к названному приказу Минфина РФ. Следует отметить, что рекомендуемые Минфином формы отчетности не имеют построчной нумерации (за исключением нумерации итоговых разделов бухгалтерского баланса), поэтому при утверждении собственных форм отчетности предприятия обязаны не только структурировать (дополнить или убрать строки или показатели) формы под особенности своей финансово-хозяйственной деятельности, но и снабдить их нумерацией строк. При этом в случае отсутствия у организации данных по соответствующим активам, обязательствам, доходам, расходам, хозяйственным операциям, показатели (строки, графы) по которым предусмотрены в образцах форм, эти показатели (строки, графы) в формы организации не включаются. При утверждении объема форм бухгалтерской отчетности, которые предприятие будет обязано представлять в соответствующие адреса, необходимо в соответствии с Приказом от 22.07.2007 г. № 67н учитывать следующее:

- в общем случае и промежуточная (квартальная), и годовая бухгалтерская отчетность должна состоять из всех пяти предусмотренных форм (кроме формы № 6),

- в отношении отдельных категорий организаций предусмотрен ряд особенностей в объеме предоставляемых форм отчетности.

На процесс составления отчетности влияет и организация бухгалтерской службы, и принятый рабочий план счетов, и выбранная система сбора и обработки информации. В свою очередь отчетность, которую организация планирует составлять, диктует требования к системе аналитического учета, необходимому уровню автоматизации, системе сбора и обработки информации и т.д.

Разработка порядка формирования отчетности предусматривает:

q определение видов отчетности, которые организация планирует формировать с использованием данных системы бухгалтерского учета: бухгалтерская и прочая (статистическая, налоговая, в экологические фонды и т.п.); внешняя и внутренняя; бухгалтерская отчетность собственная и сводная; бухгалтерская отчетность по российским и международным стандартам; годовая и периодическая (промежуточная);

q определение показателей отчетности;

q разработку форм отчетности;

q разработку алгоритмов формирования показателей отчетности, форм отчетности;

q разработку контрольных процедур в процессе формирования отчетности;

q установление лиц, ответственных за формирование отчетности, сроков и адресов ее представления.

При разработке форм бухгалтерской отчетности надо принимать во внимание наличие типовых форм отчетности, предусмотренных Минфином России. Однако следует учесть, что единых форм, обязательных к заполнению, нет. Образцы форм, которые рекомендованы приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н, содержат только минимально необходимый состав показателей и являются рекомендуемыми. Организации могут изменять и дополнять их, а при желании и разрабатывать свои формы. Очевидно, что у многих организаций фактическая форма баланса должна отличаться от рекомендуемой Минфином России. Этот момент должен быть обязательно отражен в учетной политике организации. Организация может представлять бухгалтерскую отчетность ее пользователям либо на бумажных носителях, либо в электронном виде. Выбранный вариант закрепляется в учетной политике.

Система внутреннего контроля

Система внутреннего контроля, определяемая в учетной политике, включает контроль за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции; порядок контроля за хозяйственными операциями, обеспечивающий сохранность материальных ценностей учреждения. Внутренний контроль может осуществлять служба внутреннего аудита, специалист, лично руководитель. Обычно внутренний контроль осуществляется в организациях силами контрольно-ревизионной комиссии или подразделениями внутреннего аудита, деятельность которых регламентируется соответствующим положением.

Порядок контроля за хозяйственными операциями включает содержательную проверку, которая ведется по существу хозяйственных операций, оформленных первичными учетными документами и отраженных впоследствии в регистрах бухгалтерского учета, с позиций законности, экономической целесообразности, соответствия принципам, требованиям и правилам бухгалтерского учета. Последующий контроль ведется в соответствии с установленными учетной политикой правилами с назначением ответственных за контрольные действия и выделением центров (точек) контроля за всеми стадиями технологического процесса обработки учетной информации.

Система внутреннего контроля должна обеспечивать распределение обязанностей между работниками бухгалтерии таким образом, чтобы ограничить возможности злоупотреблений; должны быть разделены функции управления и учета активов, ограничен доступ к информации, содержащейся в компьютерных базах данных и т.д.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация - один из основных элементов системы внутреннего фактического контроля. Порядок проведения инвентаризации и определение принципов инвентаризационного процесса является одним из наиболее важных разделов учетной политики организации.

В учетной политике организации приводится порядок проведения инвентаризации:

q количество инвентаризаций в отчетном году;

q даты проведения инвентаризаций;

q перечень имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется при каждой инвентаризации;

q порядок урегулирования выявленных расхождений и др.

Кроме этого, в учетной политике фиксируется порядок обязательных инвентаризаций в соответствии с законодательством:

q при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других подобных случаях;

q перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

q при смене материально ответственных лиц;

q при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

q в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

q при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.

В Учетной политике отражаются задачи инвентаризации. Задачами проведения инвентаризации организации являются:

q определение фактического наличия имущества в натуральном выражении;

q определение производственных запасов в натуральном выражении, в частности сырья для определения фактического расхода сырья и материалов на производство продукции (работ, услуг) в соответствии с отраслевыми особенностями;

q контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств;

q выявление товарно-материальных ценностей, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество, морально устаревших, с целью минимизации остатков неликвидных товаров;

q выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей для проведения их переоценки с целью последующей реализации;

q проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения правил содержания и эксплуатации оборудования и других основных средств с целью определения эффективности их использования;

q проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения правил содержания и эксплуатации оборудования и других основных средств с целью определения эффективности их использования;

q проверка реальной стоимости (оценки) учтенных на балансе активов, реальности и достоверности финансовых обязательств.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Назначение инвентаризационной комиссии, ее состав, сроки и порядок деятельности определяются приказом руководителя. В учетной политике может быть предусмотрено создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии для проведения непрерывных (перманентных) инвентаризаций. При этом утверждается график работы комиссии с указанием сроков и объектов проверки. Например, эта комиссия может последовательно, день за днем, проверять сохранность материально-производственных запасов на складах организации или незавершенного производства в цехах. Преимущество перманентных инвентаризаций перед традиционными состоит в том, что они сглаживают расхождения между фактическим наличием ценностей и учетными данными в межотчетном периоде.

Фактическая себестоимость списываемой суммы недостач и порчи запасов включает договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), относящихся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли организация определяет самостоятельно. Методика расчета доли ТЗР, относящейся к недостающим запасам, закрепляется в учетной политике организации.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

В учетной политике устанавливается порядок выдачи денежных средств под отчет.

При этом должен быть определен:

- круг материально-ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;

- предельный размер подотчетных средств;

- сроки представления авансового отчета.

Размер и сроки выдачи денежных средств под отчет определяет руководитель учреждения. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следует помнить, что установление в учетной политике иных сроков возврата наличных денежных средств (более трех дней), выдаваемых в подотчет, неправомерно.

Список литературы

Нормативно-законодательные акты

1) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

2) Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008).

3) Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (ред. от 18.09.2006).

4) Федеральный Закон РФ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Учебная литература

5) Бухгалтерское дело: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 08109 "Бухгалтерский учет, анализ и аудит"/Под ред. Л.Т. Гиляровской. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 г.

6) Бухгалтерское дело: Учебное пособие/Под ред. д.э.н., проф. Н.Н. Хахоновой, к.э.н. И.В. Алексеевой. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К"; Ростов н/Д: Академцентр, 2008 г.

7) Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2000.

8) Ивашкевич В.Б., Куликова Л.И. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие.- М: экономистъ, 2005 г.

9) Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. - М.:ИНФРА-М, 2006 г.

10) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2000.

11) Львова И.Н. Учетная политика организации: учеб. пособие. - М.: Магистр, 2008.

Периодические издания

12) Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. "Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2008 год" // "Налоги и финансовое право", № 12, декабрь 2007 г.

13) Валова С.Р. "Учетная политика: анализируем основные ошибки ее составления" // "Налоговая проверка", N 6, ноябрь-декабрь 2008 г.

14) Кензеева И.А. "Аудит учетной политики организации" // "Аудиторские ведомости", N 6, июнь 2004 г.

15) "Организационно-технические аспекты учетной политики" // "Новая бухгалтерия", выпуск 6, июнь 2007 г.

16) Поленова С.П. "Содержание и формирование учетной политики коммерческих организаций" // "Все для бухгалтера", N 5, май 2008 г.

Комментарии нормативно-законодательных актов в системе ГАРАНТ

17) Анищенко А.В. "Учетная политика для целей бухгалтерского учета и налогообложения на 2008 год".

18) Соснаускене О.И. Учетная политика 2006.

19) Филина Ф.Н. "Новое ПБУ 1/2008: учетная политика организаций".

Страницы: 1, 2