Учет движения материалов на предприятии

p align="left">Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Банка России, действующему на дату принятия материалов к бухгалтерскому учету [16,с. 89].

1.3 Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в производственных организациях создаются специализированные склады для хранения отдельных видов материалов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами; измерительными приборами и мерной тарой [11, с. 541].

На складах (в кладовых) материалы размещаются по секциям, а внутри них -- по группам, типам и сортам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом (далее МОЛ). Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык, который прикрепляется к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (форма № М-17). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и так далее) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. Этот вариант менее трудоемок, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются автоматически.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

В настоящее время разработано несколько вариантов программ учета производственных запасов с применением компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.

Глава 2. Документальное оформление и учет движения материалов на предприятии ООО "Монострой"

2.1 Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью "Монострой" (далее - ООО "Монострой") создано для осуществления коммерческой деятельности с целью извлечения прибыли на принципах хозяйственного расчета и самофинансирования. ООО "Монострой" находится по адресу г. Владимир ул. Большая Нижегородская 88, 600020.

Предметом деятельности ООО "Монострой" является:

Ш выполнение строительно-монтажных работ по заказам предприятий и граждан;

Ш оказание услуг населению, предприятиям, организациям в строительстве и ремонте зданий и сооружений, а также изготовление различных строительных изделий;

Ш выполнение функций Заказчика по строительству и реконструкции зданий и сооружений;

Ш оказание транспортных услуг населению;

Ш все виды операций с недвижимостью (риэлтерская деятельность), в том числе оценка недвижимого имущества и основных фондов;

Ш создание материально-технической базы для развития производства;

Ш иная деятельность, не запрещенная законодательством РФ.

ООО "Монострой" обладает правами юридического лица, имеет расчетные счета в учреждениях банков, печать, штамп со своим наименованием и указанием места нахождения, бланки установленного образца, товарный знак. Имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.

ООО "Монострой" создано на основании действующего законодательства в соответствии с Федеральным Законом от 08.02.98г. № 14-ФЗ "Об Обществах с ограниченной ответственностью". Осуществляет свою деятельность на основании лицензии Л 102966 Рег.№ ГС-1-33-02-03-0-3328412890-000066-1, выданной государственным комитетом РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу. В ООО "Монострой" существует четко определенная структура, показывающая кто и за что отвечает. Существуют должностные инструкции, детализирующие обязанности и ответственность для каждого вида работ, лимиты при заказах материалов, хранения денег, найме на работу, подписи на отдельные виды операций. Работники организации постоянно повышают свою квалификацию (семинары по бухгалтерскому учету, работе отдела кадров, компьютерные курсы). Практически все работники имеют высшее образование и большой опыт работы, в случае необходимости, могут подменить друг друга. На высоком уровне организована система взаимопроверок, для предотвращения ошибок. Осуществляется контроль за сохранностью имущества, основанный на "системе доступа" то есть препятствующий несанкционированному проникновению в места складирования материалов, готовой продукции, доступу к секретной информации (архиву, бухгалтерским записям, компьютерам). На предприятии существует четкая организационная структура бухгалтерского аппарата (Приложение 1).

Главный бухгалтер выполняет контролирующую роль, ведет главную книгу и составляет бухгалтерскую отчетность. Учетные данные по всем санкционированным хозяйственным операциям отражены в бухгалтерском учете точно и в полном объеме, законность операций проверяется соответствующим органом (юристом). Главным бухгалтером детально разработана учетная политика организации, дополнения к ней вводятся по мере надобности и документально оформляются. Все изменения в системе бухгалтерского учета и налогообложения отслеживаются. Все отклонения от запланированных показателей выявляются и фиксируются, своевременно информируется руководство, определяются причины отклонений и принимаются соответствующие решения. Регулярно проводится инвентаризация по имуществу и обязательствам.

2.2 Документальное оформление и синтетический учет заготовления материалов

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Вид и форма поступающих документов зависит от условий договора и условий поставки. Кроме того, от условий договора часто зависит и состав транспортно-заготовительных расходов (далее ТЗР) [12, с. 140].

В ООО "Монострой" учет материалов компьютеризирован. Осуществляется с помощью программы 1С: Бухгалтерия, версия 6.6.

Материалы в ООО "Монострой" поступают, в основном, от местных и иногородних поставщиков (за безналичный расчет) и от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета.

Поступление материалов от поставщиков (за безналичный расчет) контролирует в первую очередь отдел снабжения, так как при работе с такими поставщиками в обязательном порядке заключается договор поставки (Приложение 2). Работники отдела снабжения следят за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляют им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивают грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Материалы на склад ООО "Монострой" от местных и иногородних поставщиков обычно доставляет экспедитор, либо сотрудник отдела снабжения. Если груз прибыл от транспортных организаций (например, железная дорога), то экспедитор особое внимание должен уделять состоянию тары, пломб, а в случае их повреждения требовать проверки сдачи груза. Если материалы доставляются со склада поставщика автотранспортом покупателя, то экспедитору ООО "Монострой" выписывается доверенность на получение материалов от конкретного поставщика (Приложение 3). С этой доверенностью он едет на склад поставщика и получает груз. Работники организации поставщика делают отметки на доверенности экспедитора ООО "Монострой", проставляют номер счета-фактуры и дату получения на отрывном талоне доверенности, дают ему сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, платежные поручения и так далее), а счета-фактуры присылают в бухгалтерию по почте.

Экспедитор сдает полученные им материалы на склад материально-ответственному лицу (кладовщику). При приемке у экспедитора материалов кладовщик проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни их них отражают количество отправленного груза (накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения, технические паспорта). При полном соответствии количества фактически поступивших материалов документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер формы № М-4 (Приложение 5). Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера. В ООО "Монострой" материально-ответственное лицо просто ставит свою подпись.

Кладовщик ООО "Монострой" в день поступления материалов приходует их на карточку складского учета материалов. На складе организации карточки ведутся только по количеству (Приложение 6), а в бухгалтерии - по количеству и сумме. Каждый день кладовщик передает в бухгалтерию реестр на поступившие материалы. Бухгалтерия должна разнести всю информацию в компьютерную программу 1С: Бухгалтерия. Так как отдел снабжения ответственно относится к выполнению своих обязанностей, то коммерческие связи с поставщиками налажены хорошо. И документы, подтверждающие приход материалов (счета-фактуры) поступают своевременно или же работники отдела снабжения едут за ними сами.

Для синтетического учета материалов предназначен счет 10 "Материалы". Счет 10 "Материалы" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и тому подобных ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке). Оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили -- до или после получения расчетных документов поставщика [6].

Пример:

После получения счета-фактуры от поставщика бухгалтер сверяет количество в реестре кладовщика с количеством указанном в счете-фактуре. Если расхождений не выявлено, то делается запись в компьютере: поступили материалы, в частности 5 марта 2008 года в ООО "Монострой" от ООО ЦентрСтрой поступил гипсокортон в количестве 60 штук, на общую сумму 12180 рублей (Приложение 7) и автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 10-8 "Строительные материалы" К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" -10322-03руб. (поступили материалы от поставщиков)

Д-т сч. 19-3 "НДС по приобретенным ценностям" К-т сч. 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - 1857-97 руб. (выделен НДС по поступившим материалам)

Для учета материалов, которые числятся за разными материально-ответственными лицами в бухгалтерии ООО "Монострой" используются незадействованные в Плане счетов бухгалтерского учета, счет 17, который организация озаглавила также "Материалы" с открытыми к нему субсчетами. На котором учитывается материалы только по количеству. Применение этого счета нужно лишь для удобства учета и проведения инвентаризации на складах.

И если бухгалтер ООО "Монострой" сделает после разноски всех данных по приходу материалов распечатку карточки материально-ответственного лица - Власова В.П., то увидит какого числа, какие материалы, в каком количестве и от какого поставщика, и по какому документу поступили.

Если материалы поступают в ООО "Монострой" путем закупок через подотчетных лиц за наличный расчет, то для этого работник отдела снабжения должен составить заявку на те материалы, которые необходимо приобрести, указать для каких целей это необходимо, обосновать производственную необходимость и указать приблизительную сумму закупки. Эту заявку он должен подписать у руководителя организации. После этого он идет к кассиру, где ему выписывается расходный кассовый ордер (далее РКО) на сумму, указанную в заявке (Приложение 8). РКО подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, затем самим подотчетным лицом. После этого кассир из кассы выдает необходимую денежную сумму, указывая в РКО корреспондирующий счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". За эту сумму работник отдела снабжения должен отчитаться в трехдневный срок, составив авансовый отчет [2].

Пример:

Так как в ООО "Монострой" бухгалтерский учет компьютеризирован, то авансовые отчеты составляет непосредственно бухгалтер. Для этого работник отдела снабжения, взявший денежные средства в подотчет, в трехдневный срок сдает в бухгалтерию документы, подтверждающие расход взятых им денег (счета-фактуры с квитанцией к приходному кассовому ордеру, товарные чеки с обязательно приложенными к ним кассовыми чеками) (Приложение 9). На этих документах также должны быть подписи и личные печати материально-ответственных лиц, получивших данные материалы. На основании этих документов бухгалтер делает разноску в компьютер и составляется авансовый отчет (Приложение 10) [17, с. 136].

При этом в бухгалтерском учете автоматически составляются проводки:

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т сч. 50 "Касса" - 1498 руб.

Д-т сч. 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1498 руб.

И так по каждому документу и по каждой сумме. Внутренне перемещение материалов происходит автоматически (бухгалтер в компьютере, в документе авансового отчета ставит счета материально-ответственных лиц, которые можно увидеть открыв этот документ в программе 1С: Бухгалтерия), таким образом происходит списание денежных средств с материально-ответственного лица и оприходование материалов на соответствующих лиц.

2.3 Документальное оформление и учет выбытия материалов

Производственные запасы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов.

Страницы: 1, 2, 3