Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности

p align="left">Кроме этого, специфические отчеты, такие как отчеты о дебиторской задолженности по бартеру, кроме обычной, могут содержать и информацию, специфическую для данного вида сделок:

информация о материалах или комплектующих к получению.

А отчеты о просроченной дебиторской задолженности должны составляться отдельно (для привлечения к ним особого внимания руководства) и должны включать следующую информацию:

информация о продукте или о покупателе;

даты погашения дебиторской задолженности, сгруппированные вышеуказанным образом;

процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему дебиторской задолженности;

предпринятые меры (если были предприняты).

Отчеты о дебиторской задолженности могут использоваться и:

менеджерами финансового отдела в координации с менеджерами отдела сбыта для отслеживания процесса получения отсроченного дохода и быстрого реагирования на создавшуюся проблему, планирования усилий по сбору задолженностей и соответствия текущей деятельности в кредитной политике компании;

юридическим отделом для действий по сбору просроченных платежей;

бухгалтерией или финансовым отделом для планирования и отслеживания поступлений денежных средств;

высшим руководством для анализа и контроля политики продаж с отсроченными платежами, для анализа динамики производства, продаж и закупок и их коррекции при необходимости, облегчения контроля и сравнения полученной информации с данными, предоставляемыми бухгалтерией, облегчения процесса планирования движения денежных средств.

2.2 Отчет о кредиторской задолженности

2.2.1 Сводка кредиторской задолженности

Как было выше указано, перед составлением полноценного отчета о кредиторской задолженности работниками финансового отдела составляется сводка о кредиторской задолженности.

Данная сводка обычно содержит следующую информацию:

Информация о материале или комплектующих;

Информация о поставщике (название, адрес);

Информация о контракте (номер, сумма, сроки уплаты);

Дата оплаты по контракту.

И также как в случае со сводкой о дебиторской задолженности любые дополнительные детали могут быть включены, если требуется.

Сводка составляется для всей кредиторской задолженности, включая бартерные сделки, вручную или на компьютере.

Сводка подготавливается (дополняется) работниками финансового отдела на основе:

договоров купли-продажи, оказания услуг, которые составляются на поставку товаров или оказание услуг и являются одним из основных документов, регулирующих взаимоотношения поставщика и покупателя;

счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, подтверждающих факт покупки-продажи, на основании которых производится оприходование или реализация товаров (работ, услуг);

подтверждения платежного поручения, полученного из бухгалтерии (финансового отдела) и подтвержденного выпиской из банка (в случае бартера - подтвержденная складом отправка бартерного продукта);

аналитических карточек по бухгалтерским счетам № 60, 62, 76, в которых отражается полная информация по каждому поставщику или покупателю по каждой произведенной операции;

актов инвентаризации (сверок) расчетов, составляемых для проверки расчетов с поставщиками, покупателями с целью выявления неточностей в учете расчетов;

бухгалтерской финансовой отчетности. По бухгалтерскому балансу (ф. №1) устанавливается состояние задолженности по данным раздела 2 "Оборотные активы" по статьям "Дебиторская задолженность" и раздела 5 "Краткосрочные обязательства" по статьям "Кредиторская задолженность". По приложению к бухгалтерскому балансу (ф. №5) в разделе 2 "Дебиторская и кредиторская задолженность" выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности с выделением "просроченной", а из нее - длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев.

Данные сводки могут быть полезными для работников отдела снабжения для отслеживания контрактов на закупки и быстрого реагирования на неожиданности, для поддержания отношений с поставщиками и кредитной политики организации. Качественно используя информацию в сводках о кредиторской задолженности, компания может установить лимит на объем сделок с условием отсроченного платежа, приходящихся на одного поставщика, с тем, чтобы предотвратить разрыв отношений с поставщиками, или компания может составить список наиболее удобных для нее поставщиков.

2.2.2 Отчет о кредиторской задолженности

Отчеты о кредиторской задолженности - сводный документ, суммирующий информацию на какой-либо момент времени о закупках на условиях отсроченного платежа и еще непогашенной задолженности. Отчеты о кредиторской задолженности составляются работниками финансового отдела или менеджерами с требуемой периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) на основе сводок кредиторской задолженности.

Отчет может принимать несколько форм в зависимости от требований:

кредиторская задолженность в виде денежных средств (сгруппированная по датам платежа);

кредиторская задолженность в виде бартера (сгруппированная по дате платежа);

просроченная кредиторская задолженность в виде денежных средств или бартера (считается от первоначальной даты оплаты).

Стандартный отчет о кредиторской задолженности должен включать следующую информацию:

информация о материалах и комплектующих или о поставщике;

даты погашения кредиторской задолженности, сгруппированные:

0-30 дней;

31-60 дней;

61-90 дней;

91-180 дней;

181 день - 1 год;

Более 1 года.

процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему кредиторской задолженности;

проблемы с погашением (если таковые есть).

Пример отчета о кредиторской задолженности представлен в таблице 2.

Кредиторы	Сумма кредиторской задолженности	Дата погашения задолженности	% от общего объема задолженности	Примечания
ЗАО "ГАММАМЕД Фарм", в т. ч.:	370 561,56	-	68%	-
Договор № 15/07 от 10.01.07	201 000,00	12.01.08 (90 дн. с момента получения товара)	37%	Ждем поступления денеж. ср-в от ЦМТ ВАЗа по дог. № 361 от 30.03.07
Дог. письмо № 23785 от 28.06.07	72 523,62	13.11 07 (15 дн. с момента получения товара)	13%	-
Дог. письмо № 28162 от 30.09.07	97 037,94	17.11.07 (15 дн. с момента получения товара)	18%	-
…	…	…	32%	…
Итого:	544 943,47

Отчеты о кредиторской задолженности по бартеру, кроме обычной, могут содержать и информацию, специфическую для данного вида сделок:

проблемы с отгрузкой (если есть таковые);

информация об отгружаемом продукте.

По просроченной кредиторской задолженности могут составляться отдельные отчеты, которые обязательно должны содержать информацию о предпринятых мерах для изыскания средств для погашения указанной просроченной задолженности.

Информация в отчете о кредиторской задолженности может быть сгруппирована по поставщикам, закупленным материалам или комплектующим и т.д.

Отчеты о кредиторской задолженности используются:

менеджерами финансового отдела в координации с менеджерами отдела снабжения для отслеживания процесса погашения задолженности по контрактам с условием отсроченного платежа и быстрого реагирования на неожиданности, старения кредиторской задолженности и соответствия текущей деятельности в кредитной политике компании;

бухгалтерией или финансовым отделом для планирования и отслеживания оттока денежных средств;

высшим руководством для анализа и контроля политики компании по закупкам с отсроченными платежами, для анализа динамики производства, продаж и закупок и их коррекции при необходимости, для облегчения контроля и сравнения информации с данными, предоставляемыми бухгалтерией и процесса планирования.

2.3 Анализ и грамотное применение информации из дебиторского и кредиторского отчета

Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например, дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т.п.).

Знание в каждый момент времени состояния расчетов с партнерами по бизнесу, с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с вашими работниками - одно из важнейших условий четкого управления компанией. Имея информацию, предоставленную в дебиторском и кредиторском отчете, можно:

1. Отслеживать динамику производства, продаж и закупок

Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности содержат в себе практически те же сведения, что и отчеты о продажах, и отчеты о закупках, только в ином разрезе. Анализируя отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, можно увидеть и оценить деятельность предприятия с самых важных сторон:

сколько вы продаете (какая при этом выручка);

сколько вы покупаете (и с какими затратами);

сколько вы имеете свободных средств (каковы их источники и где эти средства размещены).

2. Иметь четкое представление о состоянии своих расчетов

Это всегда важно, поскольку позволяет быстро сориентироваться в случае возникновения нештатных ситуаций. Допустим, организации срочно понадобились деньги - из отчета о дебиторской задолженности можно увидеть, имеется ли возможность их откуда-нибудь получить, или же следует брать кредит. Опять же, если необходим кредит, то данные из отчета о дебиторской задолженности помогут определить, на какой срок этот кредит необходим. Отчет о кредиторской задолженности дает сведения о всех предстоящих платежах, есть возможность быстро принять решение о том, какие платежи можно пока отложить с тем, чтобы высвободить необходимую вам сумму денежных средств.

Возможна и иная ситуация: неожиданно была получена приличную сумму денег. Тогда отчет о кредиторской задолженности подскажет, на что ее лучше потратить. А на основании отчета о дебиторской задолженности вы сможете решить, кому из ваших должников вы готовы предоставить дополнительную отсрочку платежа.

3. Спланировать свои доходы и расходы

Зная, когда и сколько поступит денежных средств на расчетный счет, можно подсчитать сумму ожидаемой выручки, а значит и сумму предстоящих налоговых платежей (для тех предприятий, которые в соответствии с принятой ими учетной политикой учитывают выручку для целей налогообложения "по оплате").

С учетом суммы предстоящих денежных поступлений можно определить, сколько вы должны и когда сможете потратить соответствующие суммы на уплату налогов, закупку сырья, выплату заработной платы работникам и т.п.

Однако погашение задолженности (дебиторской или кредиторской) возможно не только деньгами, но и встречными поставками продукции, путем проведения взаимозачетов и т.п. Поэтому в отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности должны включаться все сведения о проведении расчетов (в том числе по бартерным операциям, по расчетам с участием третьих лиц и т.п.).

4. Оценивать своих покупателей

Анализируя динамику возникновения и погашения задолженностей за достаточно длительный период времени, можно установить, кто из ваших партнеров платит исправно, а кто не выполняет взятые на себя обязательства в срок. Если в отношениях с тем или иным партнером проявляются негативные тенденции, следует незамедлительно выяснить причины их возникновения. Возможно, работник этой фирмы, отвечающий за ведение расчетов с вами, просто не видит смысла платить в срок. Тогда вы вправе решить, что предпринять дальше: принять это как данность и делать скидку на необязательность (или излишнюю экономность) чужих сотрудников при планировании своих доходов или же пытаться как-то воздействовать на ситуацию и держать расчеты с этой фирмой под более пристальным контролем.

Однако не исключено, что у вашего партнера по бизнесу просто финансовые трудности. В этом случае обязательно следует оценить степень его платежеспособности и решить, в каком режиме продолжать дальнейшее сотрудничество, с тем, чтобы свести к минимуму риск возможных потерь по неоплаченным счетам.

Данные отчеты позволяют ранжировать клиентов по степени их платежеспособности. Это позволит в зависимости от надежности клиента ставить основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.п.).

Ситуация из жизни: ООО "Сладкоежка" продает кондитерские изделия в магазины города. Продукция пользуется спросом и продается со значительной прибылью. Однако фирма постоянно испытывает дефицит денежных средств. После анализа сложившейся ситуации было выяснено, что хронический недостаток денежных средств является следствием несвоевременной оплаты продукции некоторыми из покупателей. Мораль: Известное правило гласит: 90 процентов проблем создают 10 процентов клиентов, с которыми вы общаетесь. Если кто-то постоянно нарушает свои обязательства, то, прежде всего, необходимо задуматься, стоит ли с ним работать. Если работать все-таки стоит, то следует реально оценить возможные последствия и, руководствуясь принципом "разумной осмотрительности" при планировании денежных доходов учитывать из возможных вариантов наиболее вероятный.

5. Проанализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам

Если практикуется предоставление отсрочек по платежам, то отчет о дебиторской задолженности поможет отследить эффективность такой политики, просчитать уровень применяемых цен (не слишком ли велики потери от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента ее оплаты).

6. Своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности

Постоянное отслеживание сумм просроченной задолженности и сроков "откладывания" платежей позволяет вовремя сориентироваться, когда наступает время переставать верить обещаниям и принимать решительные меры. Для этого устанавливается критический срок неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе и через суд).

7. Регулировать свои отношения с поставщиками

Не только Вы оцениваете своих партнеров, но и они оценивают Вас. Поэтому, если в силу объективных или субъективных причин организация не всегда пунктуальна в выполнении своих обязательств, то лучше четко знать степень данной непунктуальности по отношению к каждому из партнеров. Тщательный контроль за отсрочками и просрочками платежей позволит если не избежать недовольства второй стороны, то уж хотя бы не понести потерь от уплаты всевозможных неустоек и иных штрафных санкций.

Заключение

Текущие обязательства предприятия представлены в виде дебиторской и кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность фактически представляет собой компоненту собственных средств предприятия, а кредиторская фактически представляет компоненту заемных средств. Известно, что за счет собственных и заемных источников происходит формирование оборотных средств предприятия. Средства и источники средств предприятия находятся в постоянном кругообороте - деньги превращаются в сырье и материалы, которые в ходе производственного процесса становятся готовой продукцией, которая реализуется за наличный или безналичный расчет, в ходе этих процессов возникают расчеты с юридическими и физическими лицами, бюджетами всех уровней и др. Следовательно, поддержание оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними - необходимая составляющая обеспечения стабильной и эффективной работы предприятия. В свою очередь, стабильность и эффективность работы предприятия во многом зависит от его способности погашать свои текущие и долговременные обязательства, а также вовремя получать причитающиеся ему средства от реализации продукции, услуг и пр., чтобы поддерживать непрерывность воспроизводственного цикла.

В этой связи знание в каждый момент времени состояния расчетов с партнерами по бизнесу, с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с вашими работниками - одно из важнейших условий четкого управления компанией.

Основная цель управленческого учета дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии - обеспечение оперативных работников и руководства организации прозрачной и оперативной информацией для принятия управленческих решений. Внедрение управленческого учета и отчетности позволяет решить главные проблемы бухгалтерского учета:

отсутствие оперативной отчетности (законодательно установлена квартальная отчетность);

отсутствие прозрачности в информации.

Таким образом, при формировании управленческих отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности появляется дополнительный учет по жизненно важным для предприятия статьям расходов и доходов, основанный на принципе прозрачности отчетности. А также предоставляется способность менеджменту контролировать основные параметры деятельности компании, что очень существенно для его устойчивости и возможности дальнейшего развития.

Список использованной литературы

Нормативно-правовые акты:

Методические рекомендации по организации и ведению управленческого учета. (Утверждено Экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета при Минэкономразвития России от 22.04.2002, N 4).

Научная литература:

Вахрушина М.А. "Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов". М.: "ИКФ Омега-Л", 2003;

Карпова Т.П. "Управленческий учет: Учебник для вузов". М.: "ЮНИТИ", 2005;

Касьянова Г.Ю., Колесников С.Н. "Управленческий учет по формуле "три в одном"". М.: "СТАТУС - КВО", 1999;

Кондраков Н.П., Иванова М.А. "Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие". М.: "ИНФРА-М", 2003;

Палий В.Ф. "Управленческий учет (с элементами финансового учета)".М., 2004.

Периодические издания:

Лашин А.Г., финансовый директор компании "Дэколюкс", "Как сформировать основные управленческие отчеты". Журнал "Финансовый директор" № 3, 2007;

Шарков Г.М., преподаватель-консультант ММФБШ, Шилкин С.А., эксперт журнала "Главбух", "Как управленческий учет меняет работу бухгалтерии". Журнал "Главбух" № 12, 2005.

Страницы: 1, 2