Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай

p align="left">7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Секретарь вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10..

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

1. если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);

2. если на документе вообще отсутствует дата;

3. если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

4. если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

* документы, которые будут регистрироваться в службе секретариата;

* документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений.

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность организации и перспективы ее развития.

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

* документы, которые должны быть представлены руководителю;

* документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

* важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);

* сложность и новизна поставленных вопросов;

* авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);

* срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией. Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

Движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.

Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.

Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

* наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);

* наличие печати (если она необходима);

* наличие даты и регистрационного номера;

* правильность адресации;

* наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки Инструкция по делопроизводству. Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120.

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

* документы, отправляемые по почте;

* документы, отправляемые по факсу;

* документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.

Особенности работы с электронными документами в секретариате МЧС Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. -с 72..

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

2.3 Работа с внутренними документами и организация оперативного хранения

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Распорядительные документы предназначены для регулирования и координации деятельности, позволяющие управляющему органу реализовывать поставленные перед ним задачи с максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.

Решения, изложенные в распорядительных документах, могут касаться организационной структуры учреждения в части ее усовершенствования, выбора средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы осуществляют перенос управленческих решений сверху вниз, вне зависимости от уровня управления: от управляющего органа к управляемому, от управленца к структурным подразделениям и конкретным работникам. Именно эти документы осуществляют вертикальный принцип управления.

С юридической точки зрения распорядительные документы - это правовые акты, в которых выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность предписаний проявляется:

- в разрешении возникающих в сфере управления проблем и вопросов;

- в адресованности документов конкретным учреждениям, структурным подразделениям, должностным лицам или работникам;

- в том, что они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа служит: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; и осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности для реализации функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности принимаются решения на уровне федерального правительства, представительных органов правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, комитетов и комиссий, коллегии министерств.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10.

Работники управления, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении государственной тайны организации. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается Начальником Управления.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения государственной тайны (ГТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если государственная тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «ГТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «ГТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 -- в адрес;

экз. №2 -- в дело № 2-4.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. А.Е. Мамичеву

2. А. В. Кремневу

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «ГТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «ГКТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «ГТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «ГТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «ГТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «ГТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «ГТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «ГТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "ГТ"».

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «ГТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «ГТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «ГТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «ГТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5